Onlineportal der Meldestelle der ##WHISTLERECORD_COMPANY_NAME## nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Deutsch

English

Nutzungsbedingungen für das Onlineportal der Meldestelle der ##WHISTLERECORD_COMPANY_NAME## nach dem Hinweisgeberschutzgesetz

Geltungsbereich

Diese Nutzungsbedingungen gelten für das Onlineportal der Meldestelle der ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## nach dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG).
Sie können diese Nutzungsbedingungen auch in Form eines PDF online abrufen.

Meldevorgang und Datenübermittlung

Die Nutzung des Onlineportals erfolgt auf freiwilliger Basis. Sie können den Prozess jederzeit abbrechen.
Wenn Sie Ihren Hinweis namentlich abgeben, können wir Ihre personenbezogenen Daten an die ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## weitergeben. Sollten Sie Ihren Hinweis pseudonym abgeben, erfolgt keine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an die ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME##, es sei denn, es stellt sich heraus, dass es sich bei Ihrem Hinweis um wissentlich falsche Informationen handelt, die der ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## Schaden zufügen sollen oder die strafbewehrt sind. Im Falle eines anonymen Hinweises können wir keine Verbindung zu Ihnen aufnehmen. Wir können auch kein neues Passwort vergeben.
Die Daten zu Ihrer Person werden in einer separaten Tabelle gespeichert. Als Bezug zur Meldung ist eine Referenz gespeichert, die eine eindeutige Zuordnung zu dem Vorgang zulässt.
Soweit Sie von der Möglichkeit Gebrauch machen, uns Ihren Hinweis telefonisch zu übermitteln, übertragen wir diesen in das Onlineportal. So gewährleisten wir ein durchgängiges Sicherheitsniveau, einheitliche Prozesse und eine in sich geschlossene Informationskette.
Während des Meldeprozesses vergeben Sie ein Passwort und bekommen von uns eine Vorgangsnummer zugeteilt. Verwahren Sie die Vorgangsnummer und Ihr Passwort (zusammen: Zugangsdaten) an einem sicheren Ort, auf den kein Dritter Zugriff hat.
Ihr Hinweis wird in einem ersten Schritt darauf geprüft, ob er dem Anwendungsbereich des HinSchG unterfällt. Das Ergebnis teilen wir Ihnen per Eintrag im Onlineportal mit. Zum Abruf benötigen Sie Ihre Zugangsdaten.
Ergibt die Prüfung, dass der Anwendungsbereich des HinSchG nicht eröffnet ist, sind wir nicht verpflichtet, den Vorgang weiter zu verfolgen. Unterfällt der Hinweis dem Anwendungsbereich des HinSchG, geben wir die von Ihnen übermittelten Informationen und Dateien zur Bearbeitung an die ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## weiter. Gegebenenfalls benötigen wir für die Prüfung der Anwendbarkeit des HinSchG und die Bearbeitung des Hinweises weitere Angaben von Ihnen. In diesem Fall stellen wir Ihnen eine Information in das Onlineportal ein. Bitte rufen Sie dieses regelmäßig auf.
Sollten wir oder die ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## feststellen, dass die von Ihnen übermittelten Informationen auf Straftatbestände hinweisen, kann die ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## Ermittlungsbehörden einschalten. In diesen Fällen kann es sein, dass wir Ihre Mithilfe benötigen. Wir informieren Sie hierüber im Onlineportal.

Rechte und Pflichten

Wir untersagen hiermit ausdrücklich die Weitergabe der Zugangsdaten an andere Personen, Organisationen, öffentliche Einrichtungen, Behörden, Presse und Social-Media-Dienste. Der Zugriff auf den Vorgang ist ausschließlich Ihnen vorbehalten. Wir behalten uns vor, dieses bei einem Zugriff anhand der IP-Adresse zu überprüfen.
Sollten wir feststellen, dass der Zugriff nicht durch Sie erfolgt, sind wir berechtigt den Zugang zum Onlineportal - ggf. auch dauerhaft - zu sperren.
Wir weisen darauf hin, dass Sie verpflichtet sind, alle Informationen nach bestem Wissen und Gewissen bereitzustellen. Sollten Sie wissentlich falsche Angaben gemacht haben, ist die ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## berechtigt, dieses außergerichtlich und gerichtlich zu verfolgen.

Schlussbestimmung

Stand: 24. Oktober 2023

Code: ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME##_TOU_20231024_DE

Terms and conditions for use of the online portal provided by ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME##’s reporting channel pursuant to the Whistleblower Protection Act (Hinweisgeberschutzgesetz)

Area of Validity

These terms and conditions for use refer to the online portal provided by ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME##’s reporting channel pursuant to the Whistleblower Protection Act (HinSchG)
These terms and conditions of use are also available online as a pdf file.

Reporting Procedure and Transfer of Data

Use of the online portal is voluntary. You can abort the process at any time.
If you give your name when making the report, we may forward your personal data to ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME##. If you use a pseudonym to make your report, we will not forward your personal data to ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## unless it becomes apparent that you have knowingly made false statements that are aimed at damaging ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## or that are punishable. We cannot contact you if you make an anonymous report. In this case, we cannot allocate you a new password either.
Your personal data are saved in a separate table. A unique reference number is allocated to your report to allow it to be assigned specifically to the case.
If you choose to submit your report by telephone, we will enter it into the online portal. This allows us to ensure a consistent level of security, uniform processes and a coherent information chain.
During the reporting procedure, you are required to set a password and you receive a case number from us. Keep this case number and your password (together: log-in credentials) in a safe place that cannot be accessed by third parties.
First of all, we check whether your report falls under the area of application of the HinSchG. We inform you of the result by making an entry in the online portal. You require your log-in credentials in order to view it.
If our checks indicate that the report does not fall under the area of application of the HinSchG, we are not obliged to pursue the matter further. If the report does fall under the area of application of the HinSchG, we will forward the information and files you have provided to ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## for further processing. We may require further information from you in order to check whether the HinSchG applies and for processing the report. In this case, we will inform you via the online portal. Please check it regularly.
If we or ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## ascertain that the information you have passed on indicates that a criminal offense has been committed, ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## may involve investigative authorities. In these cases, we may require your assistance. We will inform you via the online portal.

Rights and Obligations

We hereby expressly prohibit you from forwarding your log-in credentials to other individuals, organizations, public institutions, authorities, press or social media services. Only you are permitted to access the case. We reserve the right to check this using the IP address.
If we determine that it was not you who accessed the portal, we reserve the right to lock access to the online portal, on a temporary or permanent basis.
You are obliged to provide all information to the best of your knowledge and belief. If you have make any statements that you know to be incorrect, ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME## is entitled to pursue this matter in and out of court.

Concluding Provisions

Status: 24. October 2023

Code: ##WHISTLERECORD_COMPANY_SHORTNAME##_TOU_20231024_EN